A tanulmány alapvető célkitűzése az, hogy az elektronikus köziratok archiválásával kapcsolatban szabályozási koncepciót vázoljon fel. A szerzők számoltak azzal, hogy stratégiai és finanszírozási szinten számos eldöntetlen kérdés nehezíti a munkát. Ugyanakkor álláspontunk szerint a hatályos szabályozási környezet adottságaiból, és az elérendő célok elemzéséből meghatározhatók azok a beavatkozási eszközök, és ezen eszközök alapvető tartalma, amelyek egyes konkrét kormányzati döntésektől függetlenül egy koherens rendszer alapját jelenthetik. A tanulmány az alkalmazandó szabályozási eszközök elemzése mellett érinti azokat a stratégiai és közpolitikai intézkedéseket, amelyek szintén szükségesek egy működő rendszer létrehozásához.
A tanulmány egy leíró, bemutató résszel kezdődik, amelyben foglalkozunk az iratarchiválás lehetséges szabályozói eszközeivel, a jelenlegi szabályozási környezettel, az elektronikus iratmegőrzési modell kereteivel. Bemutatjuk az elektronikus iratkezeléssel és –megőrzéssel kapcsolatos európai törekvéseket, valamint azokat a tapasztalatokat, amelyek a már megvalósult archiválási szabályozást követő gyakorlatból következnek. E bemutató rész zárásaként foglalkozunk azzal, hogy az általunk javasolt szabályozás hogyan kapcsolódik más hasonló állami feladatokhoz. A tanulmány második fele az előzőhöz képest stratégiai szempontú: itt foglalkozunk az elektronikus iratarchiválás megvalósításának időszerűségével, elérendő céljaival, az iratkezeléshez kapcsolódó állami feladatokkal, a tanúsítással, az ellenőrzéssel és általában a magánszektor szerepével. A tanulmány végén számba vesszük az elektronikus archiválási rendszer kialakításához szükséges lépéseket.
A tanulmány alapvető megállapítása az, hogy a köziratok megőrzésével kapcsolatos kérdések rendezéséhez a levéltári törvény módosítása nem szükséges, az archiválási kérdések többsége rendeleti szinten kezelhető.
A jogalkotó a szabályozási környezet legutóbbi, 2004. évi felülvizsgálatakor a legújabb nemzetközi trendeknek megfelelően komplex projekt keretében – a kormányzat az iratok életciklus-szemléletét is figyelembe véve (DLM, document lifecycle management) – fektette le az szabályozási alapokat. Fontos megállapítása a tanulmánynak, hogy szükség lenne egy egységes dokumentummenedzsment-stratégia elfogadására– a köziratoknál tágabb értelemben –, amely az elektronikus dokumentumok keletkezésének, továbbításának, átalakításának, befogadásának és megőrzésének koncepcionális kérdéseit rendezné. Ennek részeként szükséges vizsgálni különösen a dokumentumok hitelességével és az elektronikus aláírással kapcsolatos kérdéseket is. A stratégia hatályának a közigazgatási informatikára is ki kell terjednie, kitérve az elektronikus irattárak, levéltárak infrastrukturális- és szervezeti kérdéseire.
A tanulmány a hatályos jogszabályi környezetet elemzi, különösen, az elektronikus dokumentumarchiváláshoz kapcsolódó jogszabályokat, valamint az iratmegőrzéshez, levéltári működéshez kapcsolódó funkciókat. A szerzők állítása az, hogy egy köziratarchiválási szabályozási rendszer megalkotásához jól felhasználható szabályozási előképpel rendelkezünk. Bár az archiválási szolgáltatási modell teljes egészében nem használható fel, annak egyes elemei (szervezeti, biztonsági követelmények, ellenőrzés, hosszú távú megőrzés technikai feltételei, szolgáltatási szabályzatok) sorvezetőként szolgálhatnak. Ugyancsak az elemzés tárgyát képezi az szolgáltatóként működő szervezetek közreműködőként történő igénybe vétele a köziratok elektronikus megőrzésénél, mint a központi kormányzati beruházás melletti egyik alternatívája. A tanulmány – összhangban a levéltári szakemberek ajánlásával, valamint az e-levéltár megvalósíthatósági tanulmányban foglaltakkal – az elektronikus iratok esetében 5 éves irattári megőrzést követően javasolja az iratátadást az elektronikus levéltár felé, csökkentve a megőrzéssel kapcsolatos, szervnél jelentkező kockázatokat.
Az iratok átvételével, valamint hozzáférhetővé tételével kapcsolatban vizsgálja a központi elektronikus szolgáltató rendszer lehetséges szerepét, de a szinergiák kihasználását ösztönzi az archivált iratok kereshetővé tételével kapcsolatban is a közadatkereső rendszerbe illesztésre vonatkozó javaslatával. A hosszú távú megőrzéssel kapcsolatos technikai kérdések vizsgálatán túl a tanulmány hangsúlyozza a levéltári anyag kutathatóságához, a személyes adatok védelméhez és a közérdekű adatok nyilvánosságához kapcsolódó kérdéseket, alapvetően egy új, szolgáltató levéltár koncepcióval számolva – összhangban a levéltári stratégiával. A dokumentumformátumok tekintetében a tanulmány a nyílt szabványon alapuló formátumok kormányzati támogatását ösztönzi, amellyel kezelni lehetne a hosszú távú megőrzéssel kapcsolatos egyes technikai nehézségeket. Míg a tanulmány az e-levéltári funkciók ellátását alapvetően a Magyar Országos Levéltárhoz és Budapest Főváros Levéltárához telepítené, a javasolt 5 éves iratkezelés és iratmegőrzés idejére felhívja a figyelmet a területi alkalmazásszolgáltató-központok kialakításában rejlő, erőforrás-kímélő lehetőségekre. A tanulmány a fent említett stratégiák elkészítését, illetve véglegesítését követően egy kormányhatározat megalkotását látja szükségesnek, amely kijelölné az egyes intézkedések felelőseit, azok felelőseit, valamint a határidőket. Az archiválás alapvető szabályait meghatározó jogszabályának megalkotásához konkrét tartalmi támpontokat ad, továbbá elemzi a nem kifejezetten iratkezelési, de a tárgyhoz kapcsolódó jogszabályokkal kapcsolatos módosítási igényeket (polgári perrendtartás, elektronikus információszabadságról szóló törvény). Az elektronikus iratkezeléssel kapcsolatos speciális kérdéseket (adatbázisok, hypertext dokumentumok megőrzése, elektronikus levelezés), valamint az elektronikus irattárak és levéltárak működésével kapcsolatos részletkérdések rendezését miniszteri irányelv szintre utalja.
A koncepció honlapunkról letölthető.
